Compte 625 : déplacements, missions et réceptions

Les sous-comptes 6251 à 6257

Les quatre sous-comptes sont d'usage facultatif : une petite entreprise peut tout passer au 625.

Sous-compte	Ce qu'on y met (en pratique)
6251 Voyages et déplacements	Train, avion, taxi, péage, indemnités kilométriques.
6255 Frais de déménagement	Déménagement de l'entreprise, ou d'un salarié quand l'entreprise le prend en charge.
6256 Missions	Frais de séjour d'un salarié en mission : hôtel, repas sur place.
6257 Réceptions	Repas d'affaires, réception de clients ou de partenaires.

Les frais de déplacement refacturés par un fournisseur se traitent à part.

Le compte 625 est une subdivision du compte 62.

Comptabiliser une note de frais au compte 625

Le salarié avance la dépense puis remet une note de frais avec les justificatifs. L'entreprise ventile chaque ticket dans le bon sous-compte du 625, hors TVA récupérable.

Le PCG ne fixe pas la contrepartie. En pratique, on crédite le compte 421 « Personnel - Rémunérations dues », ou un sous-compte ouvert pour les frais. Le remboursement débite ce compte par le crédit de la banque.

Quand un dirigeant associé avance des frais qui ne lui sont pas remboursés tout de suite, la dette va en pratique à son compte courant d'associé, le 455.

Repas d'affaires : compte et TVA

Un repas avec un client ou un partenaire est un frais de réception : en pratique, compte 6257, ou 625 sans détail. L'administration admet la déduction des frais de réception des tiers motivés par le fonctionnement de l'entreprise et justifiés.

La TVA se déduit sur une facture qui la mentionne, au taux facturé : 10 % sur les repas consommés sur place, 20 % sur les boissons alcooliques.

Voyages et hôtel : ce que la TVA exclut

La TVA sur le transport de personnes (train, avion, taxi) n'est pas déductible (annexe II au CGI, art. 206, IV-2-5°). Le billet se passe donc au 6251 pour son montant toutes taxes comprises. L'exclusion ne vise pas un contrat permanent de transport qui amène le personnel sur les lieux de travail.

Même règle pour l'hôtel d'un salarié ou d'un dirigeant en mission : la TVA sur le logement des dirigeants et du personnel n'est pas déductible (annexe II au CGI, art. 206, IV-2-2°). La nuit se passe toutes taxes comprises au 6256. L'hébergement d'un client ou d'un partenaire n'est pas visé.

Pour l'impôt, les frais de mission du personnel et de réception des tiers sont déductibles s'ils sont motivés et justifiés. Au-delà de certains montants, les frais de voyage des personnes les mieux rémunérées et les frais de réception figurent sur le relevé détaillé des frais généraux (CGI, art. 39, 5).

Écritures types du compte 625

Repas d'affaires dans une note de frais · journal opérations diverses

Un commercial invite un client au restaurant : addition de 88,00 €, dont 80,00 € HT et 8,00 € de TVA à 10 %. La facture est au nom de l'entreprise.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6257	Réceptions	80,00
44566	TVA sur autres biens et services	8,00
421	Personnel - Rémunérations dues		88,00

Contrepartie au 421 : pratique courante, le PCG ne fixe pas ce compte.

Billet de train dans la même note de frais · journal opérations diverses

Le commercial a aussi payé un billet de train de 120,00 € TTC pour le rendez-vous.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6251	Voyages et déplacements	120,00
421	Personnel - Rémunérations dues		120,00

Pas de TVA déductible sur le transport de personnes : tout le billet va en charge.

Remboursement de la note de frais · journal banque

L'entreprise vire 208,00 € au commercial.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
421	Personnel - Rémunérations dues	208,00
512	Banques		208,00

Le compte du salarié est soldé.

Les sous-comptes du compte 625

6251	Voyages et déplacements fac.
6255	Frais de déménagement fac.
6256	Missions fac.
6257	Réceptions fac.

Ne pas confondre avec

6185 · Frais de colloques, séminaires, conférences

Inscription à un colloque, un séminaire ou une conférence : 6185. Le voyage pour s'y rendre reste au 625.

6234 · Cadeaux à la clientèle

Cadeau offert à un client : 6234. Un repas partagé avec lui est une réception, au 6257.

6247 · Transports collectifs du personnel

Transport collectif du personnel, comme une navette : 6247, pas 6251.

Questions fréquentes sur le compte 625

Quel compte comptable pour les notes de frais ?

Chaque dépense va dans son sous-compte du 625 : 6251 pour les trajets, 6256 pour les missions, 6257 pour les repas d'affaires. La dette envers le salarié va en pratique au 421.

Quel compte comptable pour un repas d'affaires ?

En pratique le 6257 « Réceptions ». La TVA à 10 % se déduit sur une facture qui la mentionne.

Peut-on récupérer la TVA sur un billet de train ?

Non. La TVA sur le transport de personnes n'est pas déductible. Le billet se passe toutes taxes comprises au 6251.

La TVA d'une nuit d'hôtel est-elle récupérable ?

Non, pour un salarié ou un dirigeant en déplacement : le logement du personnel est exclu du droit à déduction. La nuit va TTC au 6256.

Quelle différence entre le 6251, le 6256 et le 6257 ?

En pratique, le 6251 reçoit les trajets (train, avion, péage, indemnités kilométriques), le 6256 les frais de séjour d'un salarié en mission (hôtel, repas sur place). Le 6257 reçoit les dépenses faites pour des tiers : repas avec un client, réception de partenaires.

Les frais de repas d'affaires sont-ils déductibles ?

Oui, s'ils sont motivés par le fonctionnement de l'entreprise et justifiés.

Sources

Compte 625 : Déplacements, missions et réceptions