Compte comptable frais de déplacement : quel compte utiliser ?

Frais de déplacement facturés par un fournisseur : quel compte ?

Un consultant, un formateur ou un technicien ajoute souvent à sa facture ses billets de train, sa voiture de location ou son hôtel. Pour l'administration, ces frais récupérés auprès du client font partie du prix de sa prestation (BOI-TVA-BASE-10-10-10, § 1). La facture porte donc la TVA de la prestation sur le total, frais compris.

Vous pouvez récupérer cette TVA. L'exclusion qui frappe les transports de personnes ne vise que l'entreprise qui paie le transport de son propre personnel : refacturés dans le prix d'une prestation, ces frais suivent le droit commun (BOI-TVA-DED-30-30-30, § 20).

Le plan de comptes ne dit pas où classer ces frais. En pratique, deux choix : les laisser au compte de la prestation, par exemple le 6226 « Honoraires » pour un consultant, ou les isoler au 6251 pour suivre vos coûts de déplacement. Gardez le même choix d'une année à l'autre. Seuls les débours, dépenses payées en votre nom et refacturées à l'euro près, restent hors de la base du fournisseur (CGI art. 267, II-2°, applicable en 2026) : ils se classent selon leur nature.

Transport, séjour, réception : 6251, 6256 ou 6257 ?

Le compte 625 « Déplacements, missions et réceptions » se subdivise en 6251 « Voyages et déplacements », 6255 « Frais de déménagement », 6256 « Missions » et 6257 « Réceptions ». Le plan comptable de l'ANC ne donne que ces libellés. La répartition la plus courante, en pratique :

• au 6251, le transport : train, avion, taxi, péages, indemnités kilométriques ;
• au 6256, les frais de séjour d'une mission : hôtel, repas, forfaits journaliers ;
• au 6257, les repas et réceptions offerts à des clients ou partenaires.

Le transport de marchandises n'est pas un déplacement : il relève des frais de transport du compte 624. Le stationnement a sa propre logique, détaillée sur la page parking. Ces dépenses sont déductibles du résultat si elles sont engagées dans l'intérêt de l'entreprise (CGI art. 39, 1).

TVA : ce qui se récupère, ce qui ne se récupère pas

Deux exclusions de l'annexe II du CGI (art. 206, IV-2) touchent les déplacements de votre personnel :

• transports de personnes (5°) : train, avion et autres transports, « quels que soient la voie et les moyens utilisés » (BOI-TVA-DED-30-30-30, § 10) ;
• logement des dirigeants et du personnel (2°) : l'administration y range la nuit d'hôtel en déplacement (réponse ministérielle n° 12225, JOAN du 12 décembre 2023).

Le péage d'une voiture particulière relève, en pratique, d'une troisième exclusion : les services liés à un véhicule exclu (10°). Pour un véhicule utilitaire, sa TVA se récupère.

Pour ces dépenses, la charge se passe toutes taxes comprises. Les repas ne figurent pas parmi les exclusions (BOI-TVA-DED-30-30) : leur TVA suit la règle générale, sur une facture qui la détaille. Les indemnités kilométriques ne portent aucune TVA.

Notes de frais et indemnités kilométriques

Quand un salarié avance les frais, la charge va au compte de nature (6251, 6256) et sa créance de remboursement est, en pratique, créditée au 421 « Personnel - Rémunérations dues » ou à une subdivision. Pour un associé dirigeant, on utilise souvent son compte courant, le 455. Un entrepreneur individuel qui paie avec ses fonds personnels crédite le 108 « Compte de l'exploitant ».

Le salarié qui utilise sa propre voiture reçoit des indemnités kilométriques. Le montant se calcule avec le barème kilométrique fiscal, selon la puissance du véhicule et la distance annuelle. Le dernier barème publié date de l'arrêté du 27 mars 2023 et sert encore pour les revenus de 2025. Jusqu'à 5 000 km par an, il donne par exemple 0,606 € par km pour 4 CV et 0,636 € pour 5 CV, majorés de 20 % pour une voiture électrique (BOI-BAREME-000001). Elles vont au 6251, sans TVA.

Chaque note de frais doit être appuyée d'un justificatif : voir la liste des justificatifs à conserver pour un médecin libéral.

Écritures types

Pour suivre les déplacements à part : 6226 à 2 000,00 € et 6251 à 300,00 €. La TVA reste récupérable sur le total.

Transport et hébergement du personnel : TVA non récupérable, charges passées TTC. Au remboursement : 421 au débit, 512 au crédit.

Vérifiez chaque année si un nouveau barème a été publié. Gardez le relevé des trajets (dates, lieux, kilomètres).

Ne pas confondre avec

Questions fréquentes sur frais de déplacement