Comment fonctionne le compte 401
Le compte 401 suit la dette envers chaque fournisseur d'exploitation. Le recueil du PCG (article 1214-40) fixe ses mouvements.
| Mouvement | Écriture |
|---|---|
| Facture reçue (crédit du 401) | Débit des comptes de la classe 6 pour le hors taxes, et du compte 4456 pour la TVA récupérable |
| Paiement (débit du 401) | Crédit d'un compte de trésorerie, comme le 512 |
| Retour de marchandises | Crédit d'un compte de la classe 6, pour le montant de l'avoir reçu (et de la TVA correspondante) |
| Remise obtenue hors facture | Crédit du compte 609 |
Le solde est créditeur tant que vous n'avez pas tout payé. Le règlement d'une facture solde la dette correspondante.
Sous-comptes 4011 et 4017, et comptes voisins 403 à 409
Le 401 se divise en 4011, pour les achats courants, et 4017, pour les retenues de garantie. Les autres comptes du groupe 40 isolent des situations précises :
| Compte | Ce qu'il enregistre |
|---|---|
| 403 | Les effets à payer : lettre de change acceptée, billet à ordre remis. Il prend la place du 401 lors de l'acceptation. |
| 404 | La dette sur les achats d'immobilisations (le 405 pour leurs effets à payer). |
| 408 | Les factures non parvenues à la clôture, en toutes taxes comprises. |
| 409 | Les fournisseurs débiteurs : avances, avoirs à récupérer, emballages consignés. |
Une facture de machine ou de mobilier inscrit en immobilisation ne passe donc pas au 401 mais au 404.
Comptes auxiliaires fournisseurs : 401DUPONT et les autres
Dans un logiciel, chaque fournisseur reçoit en général un compte auxiliaire, par exemple 401DUPONT, rattaché au compte collectif 401. Ces codes ne figurent pas dans le plan de comptes : c'est une pratique de tenue. Elle permet de suivre la dette fournisseur par fournisseur et d'éditer une balance auxiliaire.
Le lettrage rapproche une facture et son règlement. Une écriture lettrée est soldée. Les écritures non lettrées forment ce qui reste à payer.
Avoirs, avances et factures non parvenues
Un avoir reçu réduit la dette : il débite le 401. Il crédite le compte de charge (retour de marchandises) ou le 609 (remise sur achats obtenue après la facture), et la TVA correspondante. Le détail est sur la page avoir fournisseur.
Une avance versée à la commande se range au compte 4091 « Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes ». À la réception de la facture, le 4091 est crédité par le débit du 401. Les règles par cas sont sur la page acomptes. Pour une livraison de biens, la TVA sur l'acompte est exigible dès que le fournisseur l'encaisse, si les biens sont désignés avec précision. Pour une prestation de services, elle l'est aussi à l'encaissement. L'acheteur la déduit avec une facture d'acompte qui la mentionne.
Si la facture n'est pas arrivée à la clôture, on crédite le 408 du montant toutes taxes comprises. L'écriture est contre-passée à l'ouverture de l'exercice suivant.
Solde débiteur anormal du compte 401
Un compte fournisseur qui devient débiteur signale une anomalie : paiement en double, avoir non imputé, règlement sans facture. Avant la clôture, il faut en chercher la cause.
Si le solde reste débiteur, le PCG le vire au débit du compte 4097 « Fournisseurs - Autres avoirs ». Les comptes 4091, 4096 et 4098 sont exclus de ce virement. Ce solde est ensuite un actif : une créance sur le fournisseur.
Écritures types du compte 401
Une facture d'honoraires de 1 000,00 € HT arrive, TVA de 20 %.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6226 | Honoraires | 1 000,00 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 200,00 | |
| 401 | Fournisseurs | 1 200,00 |
Le 401 est crédité du toutes taxes comprises.
La facture de 1 200,00 € est réglée par virement.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 1 200,00 | |
| 512 | Banques | 1 200,00 |
Le lettrage rapproche cette ligne de la facture.
Un fournisseur de marchandises envoie un avoir de 100,00 € HT, soit 120,00 € TTC, pour une remise accordée après sa facture.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 120,00 | |
| 609 | Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats | 100,00 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 20,00 |
Sur une facture non encore réglée, la dette baisse de 120,00 €. Un avoir pour retour de marchandises crédite le compte d'achat. Une remise sur des honoraires va au 629, pas au 609.
Une commande de marchandises de 5 000,00 € HT donne lieu à un acompte de 1 200,00 € TTC, dont 200,00 € de TVA.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4091 | Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes | 1 000,00 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 200,00 | |
| 512 | Banques | 1 200,00 |
La TVA se déduit avec la facture d'acompte qui la mentionne.
La facture porte sur 5 000,00 € HT et 1 000,00 € de TVA, soit 6 000,00 € TTC. Elle rappelle l'acompte de 1 200,00 € TTC déjà versé : le net à payer est de 4 800,00 €.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 607 | Achats de marchandises | 5 000,00 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 1 000,00 | |
| 401 | Fournisseurs | 6 000,00 |
On solde l'acompte contre la dette du fournisseur.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 1 200,00 | |
| 4091 | Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes | 1 000,00 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 200,00 |
Les 200,00 € de TVA de l'acompte sont retirés pour ne pas être déduits deux fois. TVA déduite au total : 1 000,00 €.
On règle les 4 800,00 € restants par virement.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 4 800,00 | |
| 512 | Banques | 4 800,00 |
La prestation de décembre, évaluée à 1 500,00 € HT, n'a pas été facturée au 31 décembre.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6226 | Honoraires | 1 500,00 | |
| 44586 | Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues | 300,00 | |
| 408 | Fournisseurs - Factures non parvenues | 1 800,00 |
Contre-passation au premier jour de l'exercice suivant. Le 44586 garde la TVA en attente jusqu'à la facture.
Les sous-comptes du compte 401
| 4011 | Fournisseurs - Achats de biens et prestations de services fac. |
| 4017 | Fournisseurs - Retenues de garantie fac. |
Compte 4011 : Fournisseurs - Achats de biens et prestations de services
Achats de biens et prestations de services. C'est le sous-compte des factures courantes : fournitures, honoraires, loyers. Il est facultatif : le 401 peut s'utiliser seul.
Compte 4017 : Fournisseurs - Retenues de garantie
Retenues de garantie. Il suit la somme que l'entreprise garde en attente sur une facture fournisseur, jusqu'à la levée de la garantie. Il est facultatif.
Ne pas confondre avec
Dette sur achats d'immobilisations. Une machine ou un véhicule passe par le 404, pas par le 401.
Factures non parvenues : charge connue mais facture absente à la clôture. Le 401 suppose une facture reçue.
Compte de tiers symétrique : les clients. Le 411 est débiteur quand le 401 est créditeur.
Fournisseurs débiteurs : le fournisseur vous doit quelque chose. Le 401 contient ce que vous lui devez.
Questions fréquentes sur le compte 401
Le compte 401 est-il débiteur ou créditeur ?
Son solde est normalement créditeur. Il est crédité à la facture, débité au paiement. Le solde créditeur est la dette qui reste à régler.
Que signifie 401DUPONT ?
C'est un compte auxiliaire fournisseur, par exemple pour la société Dupont, rattaché au compte collectif 401. Ce code ne figure pas dans le plan de comptes : c'est une pratique des logiciels de comptabilité.
Quelle différence entre 401 et 408 ?
Le 401 enregistre les factures reçues. Le 408 enregistre, à la clôture, les factures non encore reçues mais dont la charge est connue.
Que faire d'un solde débiteur au compte 401 ?
Cherchez d'abord la cause : double paiement, avoir non imputé. Si le solde subsiste à la clôture, le PCG le vire au débit du 4097.
Quel compte pour un acompte versé à un fournisseur ?
Le compte 4091. Il est crédité par le débit du 401 quand la facture arrive, ce qui solde l'avance.
Sources
- PCG art. 1214-40 (version au 1er janvier 2026)
- PCG art. 1214-40
- PCG art. 1214-40
- PCG art. 1214-40
- PCG art. 1214-40
- PCG art. 1221-60 et art. 1221-61/62
- CGI art. 269, 2, a et c (version en vigueur depuis le 1er janvier 2023) ; BOI-TVA-BASE-20-10-20221221, § 65
- CGI art. 271, II-2 ; BOI-TVA-DED-40-10-10-20250108, § 30
- Plan de comptes PCG 2026, comptes 4458 et 44586 ; PCG art. 1214-40 (408 débité par les comptes des classes 4 et 6)