Logiciel comptable gratuit : que peut-on vraiment faire sans payer ?

Logiciel comptable gratuit : ce qu'il faut savoir avant de choisir

Selon l'URSSAF, la France compte environ 1,66 million de micro-entrepreneurs économiquement actifs, avec un chiffre d'affaires déclaré moyen de 5 156 € par trimestre. Pour beaucoup d'entre eux, chaque euro compte et le gratuit est le bon point de départ. Mais « gratuit » ne veut pas dire « sans reste à charge » : options payantes, limites de volume, bilan à faire faire. Cette page montre ce que le gratuit couvre, ce qu'il laisse de côté et à quel moment passer à autre chose.

Les fiches détaillées

Ce qu'un logiciel comptable gratuit fait, et ne fait pas

La plupart des offres gratuites s'arrêtent à la gestion courante. Voici, fonction par fonction, ce que vous pouvez en attendre et ce qui reste à votre charge.

Facturation conforme et facture électronique : oui

Créer des factures avec les mentions obligatoires, une numérotation continue et un export PDF est le cœur de l'offre gratuite. Pour la facture électronique, l'outil doit être relié à une plateforme agréée : l'offre Tiime Free l'inclut. Vérifiez la même chose chez tout autre éditeur avant de vous engager.

Devis et suivi des paiements : oui, souvent illimité

Le devis qui se transforme en facture en un clic est gratuit chez la plupart des éditeurs, avec des relances de paiement simples. C'est ici que le gratuit est le plus généreux, car cela ne coûte presque rien à l'éditeur.

Livre des recettes : oui, pour la micro-entreprise

Le micro-entrepreneur doit tenir un livre chronologique de ses recettes. Un outil de facturation le génère à partir des factures encaissées. Si vous vendez des marchandises, il faut aussi un registre des achats, que tous les outils gratuits ne produisent pas.

Suivi du CA et déclaration Urssaf : parfois

Certains outils calculent le chiffre d'affaires à déclarer et vous alertent quand vous approchez d'un plafond. La déclaration se fait sur le site de l'Urssaf : la plupart des outils la préparent, quelques-uns la transmettent pour vous avec votre mandat, via le service de tierce déclaration de l'Urssaf.

Synchronisation bancaire : souvent payante

Relier le compte bancaire pour classer automatiquement les opérations est le premier levier de gain de temps, et c'est souvent la première fonction réservée aux offres payantes. Chez Tiime, elle passe par les offres payantes. Chez Zervant, l'offre gratuite se limite à une connexion bancaire. Chez Gest4U, elle fait partie de l'offre Premium.

TVA : un calcul, pas une déclaration

Un outil gratuit applique le bon taux et totalise la TVA collectée. Il ne remplit pas votre déclaration à votre place, sauf offre payante. En franchise en base de TVA, vous n'en facturez pas : la question ne se pose pas tant que vous restez sous les seuils.

Bilan, liasse fiscale et déclarations : non

Aucune offre gratuite relevée n'établit un bilan ni une liasse fiscale, et les déclarations fiscales restent à votre charge. En micro-entreprise, ces obligations n'existent pas. Au réel ou en société, elles s'imposent : le logiciel gratuit sert alors de base, et c'est un expert-comptable qui établit les comptes.

Export et accès de l'expert-comptable

Un bon outil gratuit permet d'exporter ses factures et ses écritures, en PDF, CSV ou fichier comptable. C'est ce qui vous permettra de changer d'outil ou de transmettre vos données à un expert sans tout ressaisir. Contrôlez ce point avant de commencer.

Support : généralement limité

Sur l'offre gratuite, l'aide passe souvent par une base de questions ou un chat. Un support humain par téléphone, mail et chat existe chez Tiime. Un interlocuteur comptable qui répond sous 24 h est réservé aux offres de cabinet en ligne.

Micro, réel ou société : où s'arrête le gratuit

En micro-entreprise, l'administration ne demande ni bilan, ni compte de résultat, ni liasse fiscale. Il faut émettre des factures conformes, tenir le livre des recettes et déclarer son chiffre d'affaires à l'Urssaf. C'est exactement ce que fait un outil gratuit. Si votre chiffre d'affaires dépasse 10 000 € deux années civiles de suite, un compte bancaire dédié à l'activité devient obligatoire : cela se prépare dès le départ.

Au réel, le calcul du bénéfice repose sur vos dépenses réelles. En BIC (commerce, artisanat), il faut une comptabilité complète : bilan, compte de résultat et liasse fiscale chaque année. En BNC (professions libérales), une comptabilité de recettes et de dépenses et la déclaration 2035 suffisent. C'est le cas d'une entreprise individuelle qui a choisi le réel ou qui a dépassé les plafonds de la micro deux années de suite. Un outil gratuit saisit les factures et classe les dépenses, mais l'établissement des comptes reste à confier à un professionnel.

Une société (SASU, EURL, SAS, SARL) doit en plus déposer ses comptes annuels au greffe. À ce stade, la question n'est plus « gratuit ou payant » mais « qui établit le bilan » : un logiciel seul laisse cette tâche à vous ou à un expert facturé à part, un cabinet en ligne l'inclut à prix mensuel fixe.

3 entrepreneurs, 3 points d'arrêt du gratuit

Des profils types, avec des montants annuels estimés. Les prix s'entendent hors taxes, hors promotions.

Gratuit, pas cher, ou cabinet : combien ça coûte vraiment

Entre zéro et quelques dizaines d'euros par mois, les offres ne rendent pas le même service. Voici les trois paliers, et ce qui s'ajoute souvent sans qu'on l'attende.

• Gratuit : facturation, devis, parfois suivi du CA ou des déclarations Urssaf. Les limites sont de volume (5 clients et une connexion bancaire chez Zervant), de fonctions (banque et comptabilité en option chez Gest4U) ou de statut (micro uniquement chez Abby).
• De 9 à 25 € par mois : banque synchronisée, justificatifs, suivi de TVA. Tiime propose Initial à 9,99 €, Smart à 17,99 € et Business à 24,99 € HT par mois, facturés annuellement, pour 0 à 1 salarié. Chez Zervant, Start est à 9 € et Plus à 20 € par mois ; chez Gest4U, l'offre Premium est à 19 € TTC par mois en engagement annuel.
• Dès 29 € HT par mois : un cabinet d'expertise comptable en ligne, bilan et liasse compris. Swapn démarre à 29 € HT par mois sans engagement. L-Expert-Comptable.com démarre à 39 € HT par mois pour une EI au BNC sans TVA, selon l'activité.

Les coûts cachés sont de trois ordres : l'option payante que vous finissez par activer, le compte professionnel que certaines offres imposent (c'est le cas du compte pro Tiime sur les offres payantes) et le bilan à faire établir hors outil. Comparez sur douze mois, en additionnant ces trois lignes : c'est ce que fait le simulateur en haut de page.

Rester gratuit, passer à un outil payant ou confier la comptabilité

Trois voies, de la moins chère à la plus complète. La bonne dépend de votre statut et du temps que vous voulez consacrer à la comptabilité.

Les 6 critères pour juger un logiciel gratuit

1. Ce que l'offre gratuite inclut vraiment. Facture électronique, devis, exports : lisez le tableau des offres, pas seulement le mot « gratuit ».
2. Les limites de volume. Nombre de clients, de factures, de connexions bancaires : c'est là que le gratuit s'arrête en pratique.
3. Le prix de l'offre suivante. Si vous devez payer dans un an, comparez dès maintenant le tarif de l'étape d'après.
4. La facture électronique. Le logiciel doit être relié à une plateforme agréée, avec une échéance d'émission en 2027 pour les petites entreprises.
5. La sortie des données. Pouvoir exporter ses factures et ses écritures évite de tout ressaisir en changeant d'outil.
6. Le support. Un humain joignable à la clôture de l'exercice vaut parfois plusieurs mois d'abonnement.

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