L’essentiel
- Le principe : l’employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf opposition du salarié.
- L’information : chaque salarié est prévenu par un moyen à date certaine, 1 mois avant le premier bulletin numérique.
- Le refus : le salarié peut s’opposer à tout moment, et sa demande prend effet sous 3 mois au plus.
- La conservation : un double reste 5 ans dans l’entreprise, puis le bulletin reste disponible 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
- La condition : le bulletin électronique doit garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
La fiche de paie dématérialisée est-elle obligatoire ?
La fiche de paie dématérialisée est le bulletin remis au salarié sous forme électronique plutôt qu’en papier. Depuis 2017, service-public.gouv.fr présente le numérique comme le principe et le papier comme l’exception. Le code du travail (article L. 3243-2) dit que l’employeur « peut » remettre le bulletin sous forme électronique, sauf opposition du salarié : c’est une faculté, pas une obligation de passer au numérique.
L’employeur n’a pas à demander l’accord de ses salariés. Il les informe, et chacun reste libre de refuser. Le bulletin électronique reste un bulletin de paie à part entière, à condition d’être remis dans des conditions qui garantissent son intégrité, sa disponibilité et sa confidentialité.
| Point | Règle | Texte |
|---|---|---|
| Remise électronique | Possible, sauf opposition du salarié | Code du travail, L. 3243-2 |
| Information du salarié | 1 mois avant le premier bulletin, par un moyen à date certaine | Code du travail, D. 3243-7 |
| Opposition | À tout moment, effet au plus tard 3 mois après la notification | Code du travail, D. 3243-7 |
| Double dans l’entreprise | 5 ans, sur papier ou en électronique | service-public.gouv.fr |
| Disponibilité pour le salarié | 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié | Code du travail, D. 3243-8 |
| Bulletin non remis | Amende jusqu’à 450 € par fiche | service-public.gouv.fr |
L’avis de l’expert-comptable
Dans une TPE, le passage au numérique n’a d’intérêt que s’il est simple à tenir : un canal unique, un courrier d’information daté, et la liste des salariés qui ont refusé. Sans ce suivi, le premier litige se règle sur de simples souvenirs.
Comment mettre en place les bulletins de paie électroniques dans une TPE ?
La mise en place tient en quelques jours de travail, mais l’ordre compte : le délai d’un mois court à partir de l’information, pas de la décision. Voici le déroulé résumé :
- choisir le canal de remise des bulletins ;
- prévenir chaque salarié par écrit, avec une date certaine ;
- laisser passer au moins un mois ;
- émettre le premier bulletin électronique ;
- traiter les oppositions et organiser l’archivage.
Quel canal choisir pour remettre les bulletins ?
Trois solutions existent : l’espace salarié du logiciel de paie, un coffre-fort numérique fourni par un prestataire, ou un dépôt dans un espace sécurisé que l’entreprise héberge. Un simple PDF joint à un courriel garantit rarement la confidentialité et la disponibilité dans la durée que les textes exigent. Quand la paie est confiée à un cabinet, le canal se choisit avec lui : Pepit, cabinet d’expertise comptable en ligne, prend en charge la paie et la DSN sur devis.
Que doit contenir l’information donnée aux salariés ?
Elle se fait par un moyen qui donne une date certaine : lettre recommandée, ou remise en main propre contre décharge datée. Elle rappelle le droit de s’opposer, indique à partir de quel mois les bulletins deviennent électroniques et explique comment y accéder. Pour un nouveau salarié, l’information se donne au moment de l’embauche.
Que faire quand un salarié s’oppose ?
Le salarié peut refuser avant le premier bulletin comme après, et il notifie son opposition par un moyen qui donne une date certaine. L’employeur a 3 mois au plus pour lui remettre ses bulletins sur papier. Pour le suivi mensuel, le traitement de la paie garde alors deux circuits, l’un numérique et l’autre papier.
Attention
Une opposition ne se discute pas : continuer à envoyer un bulletin électronique après le délai de 3 mois revient à ne pas remettre le bulletin. L’amende peut atteindre 450 € par fiche, sans compter les dommages et intérêts que le salarié peut obtenir.
Combien de temps conserver et garantir l’accès aux bulletins électroniques ?
Deux durées se superposent : celle que l’employeur doit respecter dans l’entreprise, et celle pendant laquelle le salarié doit pouvoir retrouver ses bulletins. Elles ne se confondent pas.
- 5 ans : l’employeur garde dans l’entreprise un double de chaque bulletin, sur papier ou en électronique.
- 50 ans : il garantit au salarié la disponibilité du bulletin pendant 50 ans à compter de son émission.
- 75 ans du salarié : c’est l’autre terme possible, à la place des 50 ans. Il correspond à l’âge de l’article L. 1237-5 du Code du travail (69 ans) augmenté de 6 ans, et l’employeur l’arrête dans les conditions de remise.
Après 5 ans, les bulletins peuvent ne plus être directement accessibles dans l’entreprise, mais ils ne doivent pas être effacés. Les bulletins portent d’ailleurs une mention qui invite le salarié à les conserver sans limitation de durée.
Que se passe-t-il si le prestataire de conservation ferme ?
Quand le service qui héberge les bulletins ferme, parce que le prestataire arrête son activité ou que l’employeur cesse la sienne, les salariés sont prévenus 3 mois au moins avant la fermeture pour récupérer leurs bulletins. Ils doivent pouvoir les télécharger à tout moment, en une fois, dans un format électronique structuré et courant.
L’avis de l’expert-comptable
Avant de signer avec un prestataire, demandez par écrit comment les bulletins sont restitués si le contrat s’arrête. Une clause de réversibilité, avec export complet des bulletins, évite de refaire la collecte salarié par salarié.
Le coffre-fort numérique est-il obligatoire pour les bulletins de paie ?
Non : les textes que nous avons consultés ne parlent pas de coffre-fort. Ils imposent un résultat, pas un outil. Le bulletin doit être remis dans des conditions qui garantissent l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données, et l’article L. 3243-2 prévoit aussi son accessibilité dans le cadre du service associé au compte d’activité du salarié.
Dans la pratique, le coffre-fort numérique est le moyen le plus courant d’atteindre ce résultat, parce qu’il garde les bulletins après le départ du salarié. Le salarié peut aussi y déposer lui-même ses bulletins pour les retrouver quel que soit son employeur.
Quels sont les avantages et les limites de la dématérialisation ?
Le numérique évite l’impression et l’envoi de chaque bulletin, et le salarié retrouve ses bulletins quand il en a besoin. Il a aussi des contreparties, qu’une TPE doit mesurer avant de se lancer.
Du côté des gains, il n’y a plus de papier ni de frais d’envoi à chaque paie, les demandes de duplicata se raréfient et les bulletins se classent et se retrouvent plus vite. Du côté des limites, il faut accompagner les salariés qui n’ont pas d’accès numérique à l’aise, gérer les refus un par un et garantir l’accès aux bulletins pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, ce qui suppose un prestataire fiable.
Pour un lecteur de bulletin qui découvre ses lignes, le guide pour lire une fiche de paie donne le sens de chaque rubrique, que le bulletin soit papier ou électronique.
Questions fréquentes sur la fiche de paie dématérialisée
Les réponses courtes aux questions les plus posées sur la fiche de paie dématérialisée.
Comment obtenir une fiche de paie ?
Tout salarié doit recevoir un bulletin lors du paiement du salaire. Si l’entreprise a dématérialisé les bulletins, il se télécharge dans l’espace ou le coffre-fort mis en place. Un salarié qui a perdu un bulletin peut en demander un double, mais aucune disposition légale n’oblige l’employeur à le fournir.
Le coffre-fort électronique est-il obligatoire pour les bulletins de paie ?
Non. Les textes imposent l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données, pas un outil précis. Le coffre-fort numérique est le moyen le plus courant d’y répondre.
Est-ce que la dématérialisation est obligatoire ?
Non. L’employeur peut remettre un bulletin électronique, sauf opposition du salarié, mais il reste libre de continuer au format papier. Le salarié, lui, peut toujours refuser le numérique.
Qui est concerné par la dématérialisation ?
Tous les salariés d’une entreprise privée qui reçoivent un bulletin, y compris le président de SAS ou de SASU, assimilé salarié, qui a un bulletin chaque mois. Le gérant majoritaire de SARL ou d’EURL, travailleur non salarié, n’a pas de bulletin de paie.
L’employeur doit-il obtenir l’accord du salarié ?
Non, il doit seulement l’informer de son droit de s’opposer, par un moyen à date certaine, 1 mois avant le premier bulletin électronique ou à l’embauche.
Un salarié peut-il revenir au papier plus tard ?
Oui. Il peut s’opposer à tout moment, avant ou après le premier bulletin électronique. La demande prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois après sa notification.
Peut-on envoyer le bulletin de paie par courriel ?
Seulement si les garanties d’intégrité, de disponibilité et de confidentialité sont réunies, ce qu’un envoi simple en pièce jointe assure mal. Un espace sécurisé ou un coffre-fort répond mieux à l’exigence.
Quels sont les inconvénients de la dématérialisation ?
Les salariés sans accès numérique doivent être accompagnés, les oppositions se gèrent une à une, et la garantie d’accès pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié dépend d’un prestataire qui doit rester en activité ou restituer les bulletins.
Pendant combien de temps le salarié peut-il contester son bulletin ?
Pendant 3 ans à compter de la remise du bulletin, qu’il soit papier ou électronique.