L’essentiel
- Remise : chaque salarié reçoit un bulletin à chaque paie, en version électronique sauf opposition de sa part.
- Mentions : l’article R. 3243-1 du Code du travail dresse la liste des informations obligatoires, de l’employeur au coût total.
- Interdits : le bulletin ne mentionne ni l’exercice du droit de grève ni l’activité de représentation du personnel.
- Conservation : l’employeur garde un double 5 ans ; en version électronique, il garantit l’accès au bulletin pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
- Sanction : l’amende peut atteindre 450 € par bulletin non remis, sans compter les dommages et intérêts devant les prud’hommes.
Quelles mentions un bulletin de salaire doit-il comporter ?
Le bulletin de salaire, aussi appelé bulletin de paie ou fiche de paie, récapitule la rémunération d’un mois. Son contenu est fixé par l’article R. 3243-1 du Code du travail, que le tableau ci-dessous regroupe en sept zones, dans l’ordre de lecture.
| Zone | Ce que le bulletin doit montrer |
|---|---|
| Employeur et salarié | Nom et adresse de l’employeur, code d’activité, numéro SIRET, convention collective, nom du salarié, emploi et position dans la classification |
| Temps de travail | Période payée, nombre d’heures et taux appliqués, nature du forfait le cas échéant |
| Rémunération | Salaire brut, primes et indemnités soumises à cotisations, autres sommes ajoutées ou retenues |
| Cotisations | Cotisations salariales avec leur base et leur taux, cotisations patronales regroupées, exonérations |
| Impôt | Base, taux et montant du prélèvement à la source, et somme qui aurait été versée sans cette retenue |
| Net | Montant net social, net imposable, somme effectivement reçue, date de paiement |
| Autres mentions | Dates de congé et indemnité correspondante, coût total pour l’employeur, renvoi vers service-public.fr, invitation à conserver le bulletin |
Depuis le 1er juillet 2023, le montant net social figure obligatoirement sur le bulletin. Cette ligne, calculée par le logiciel de paie, sert au salarié à déclarer ses ressources pour le RSA ou la prime d’activité : une erreur à cet endroit se répercute sur ses droits.
Que faut-il indiquer quand il n’existe aucune convention collective ?
Le bulletin renvoie alors aux dispositions du Code du travail applicables aux congés payés et au préavis, à la place de l’intitulé de la convention. La ligne ne reste jamais vide : le texte de référence est toujours nommé.
L’avis de l’expert-comptable
Avant le premier bulletin, vérifiez dans la fiche de paramétrage du logiciel trois données : le SIRET de l’établissement, le code d’activité et la convention collective. Le bulletin les reprend chaque mois, et une erreur de saisie se recopie sur tous les bulletins jusqu’à ce qu’on la corrige.
Quelles mentions sont interdites sur un bulletin de salaire ?
Deux informations ne doivent jamais apparaître, parce qu’elles exposeraient le salarié : la grève et la représentation du personnel. L’article R. 3243-4 du Code du travail les écarte du bulletin.
- Le droit de grève : le bulletin n’indique pas que le salarié a fait grève, et le libellé d’une retenue ne doit pas en révéler le motif.
- L’activité de représentation : les heures passées comme délégué ou représentant du personnel se paient sur une fiche annexée au bulletin, qui suit le même régime juridique que lui.
La liste est courte, mais elle se heurte à un réflexe de saisie : un libellé personnalisé s’imprime tel qu’on l’a écrit. Un employeur qui saisit « heures de délégation » dans une ligne de prime fait apparaître la mention interdite, même sans intention.
Attention
Relisez les libellés personnalisés de votre logiciel de paie avant d’envoyer les bulletins, surtout ceux créés pour une prime, une retenue ou une régularisation. Un libellé libre n’est pas contrôlé par le logiciel.
Comment présenter le bulletin : libellés, ordre et modèle simplifié ?
Au-delà des mentions, la présentation obéit à des règles. Elles évitent qu’un salarié change de poste ou d’employeur et ne retrouve plus ses repères d’un bulletin à l’autre.
- Libellés et ordre : les rubriques de rémunération, de cotisations et de net suivent un modèle fixé par arrêté, avec les cotisations patronales regroupées par risque.
- Net à payer : la ligne du net à payer avant impôt sur le revenu s’imprime en caractères au moins une fois et demie plus gros que les autres lignes.
- Mention de conservation : une phrase en caractères apparents invite le salarié à garder son bulletin sans limitation de durée.
Le modèle de bulletin en vigueur depuis le 1er juillet 2023 est dit provisoire : il reste utilisable jusqu’au 31 décembre 2026. Selon Service-Public Entreprendre, le bulletin simplifié, aux libellés plus lisibles, devient obligatoire le 1er janvier 2027. Votre logiciel de paie doit avoir reçu cette mise à jour avant la paie de janvier.
Comment et quand remettre le bulletin au salarié ?
Le bulletin est remis à chaque versement de salaire, donc chaque mois en pratique. Depuis 2017, la voie électronique est la règle, sauf si le salarié demande le papier.
Pour passer au bulletin électronique, la procédure suit quatre temps, que le schéma ci-dessous résume.
Le salarié est informé un mois avant le premier envoi électronique, ou à l’embauche pour un nouvel arrivant, et il garde le droit de s’y opposer. Son opposition peut intervenir à tout moment ; elle prend effet au plus tard trois mois après sa notification. Ce délai laisse à votre logiciel le temps de basculer vers le papier.
L’employeur garantit ensuite que le bulletin reste disponible : la durée est de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, comme le détaille la section suivante. Si le service qui héberge les bulletins ferme, les salariés sont prévenus au moins trois mois avant et peuvent récupérer leurs documents dans un format structuré. Le détail de ces règles figure dans notre page sur la fiche de paie électronique.
Combien de temps faut-il conserver les bulletins de salaire ?
Les durées dépendent de celui qui garde le document. Le tableau les rapproche.
| Qui conserve | Durée | Précision |
|---|---|---|
| L’employeur, en version papier ou électronique | 5 ans | Un double dans l’entreprise, à partir de l’émission du bulletin |
| L’employeur, pour un bulletin électronique | 50 ans | Disponibilité garantie, ou jusqu’aux 75 ans du salarié (âge de l’article L. 1237-5 du Code du travail, soit 69 ans, augmenté de 6 ans) |
| Le salarié | Sans limitation de durée | Le bulletin le rappelle en caractères apparents |
| Le salarié qui conteste un bulletin | 3 ans | À compter de la réception du bulletin |
La durée de 5 ans concerne la copie que vous gardez dans l’entreprise, utile en cas de litige ou de contrôle. La disponibilité de 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié) concerne le service où le salarié retrouve ses bulletins, y compris après son départ. Aucune loi n’oblige en revanche l’employeur à refaire un bulletin perdu par le salarié : fournir un duplicata reste un geste de bonne pratique.
L’avis de l’expert-comptable
Même sans obligation, gardez les bulletins de vos anciens salariés dans un espace sécurisé et classé par année. Un ancien salarié qui prépare son dossier de retraite vous les redemande souvent dix ou vingt ans plus tard, et un duplicata demandé poliment évite un litige.
Quelles sanctions en cas de bulletin absent ou erroné ?
Un bulletin qui manque ou qui contient une erreur donne au salarié plusieurs recours. Les conséquences se cumulent : amende, dommages et intérêts, régularisation.
- Amende : jusqu’à 450 € par bulletin non remis.
- Prud’hommes : le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir le bulletin, et des dommages et intérêts si l’absence lui a causé un préjudice.
- Contestation : il dispose de 3 ans à compter de la réception pour contester le montant ou l’exactitude du bulletin.
Exemple chiffré
Situation : un employeur de 8 salariés n’a remis aucun bulletin pendant 3 mois.
- Bulletins non remis : 8 salariés × 3 mois = 24 bulletins.
- Amende maximale : 24 × 450 € = 10 800 €.
Lecture : ce montant est un plafond théorique, avant les dommages et intérêts éventuels. Simulation avec des chiffres fictifs ; le juge fixe la sanction réelle.
Une erreur de cotisations se corrige en recalculant le bulletin concerné, en remettant un bulletin rectifié au salarié et en régularisant les montants dans la déclaration sociale nominative. Plus la correction intervient tôt, moins elle coûte en rappels.
Qui établit le bulletin de salaire dans une TPE ?
L’employeur reste responsable du bulletin, même quand il en confie la préparation à un logiciel ou à un cabinet. Une TPE a trois façons de s’organiser :
- saisir les variables du mois dans un logiciel de paie et générer soi-même les bulletins ;
- confier la paie à un expert-comptable, qui produit les bulletins et la déclaration sociale ;
- recourir à un service de paie en ligne, qui automatise le calcul mais laisse la saisie des variables à l’entreprise.
Dans les trois cas, les mêmes données de base conditionnent la conformité : date d’entrée, temps de travail, classification, convention collective. Pepit, cabinet d’expertise comptable en ligne, prend en charge la paie et la DSN sur devis.
Questions fréquentes sur le bulletin de salaire
Les réponses courtes aux questions qui reviennent le plus souvent.
Comment créer un bulletin de salaire ?
Avec un logiciel de paie, qui applique les taux de l’année et imprime les mentions obligatoires. Un modèle Excel aide à comprendre les lignes, mais il ne se met pas à jour tout seul. Vous trouverez un exemple complet de fiche de paie calculé ligne à ligne.
Le coffre-fort électronique est-il obligatoire pour les bulletins de paie ?
Les textes imposent un résultat : le bulletin électronique reste disponible 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, avec un préavis de trois mois avant toute fermeture du service. Ils ne désignent pas de produit précis. Vous choisissez donc votre solution, à condition qu’elle respecte ces garanties.
Quelle différence entre bulletin de salaire, bulletin de paie et fiche de paie ?
Aucune : ce sont trois noms du même document. « Bulletin de paie » est le terme du Code du travail, « fiche de paie » celui du langage courant.
C’est quoi le salaire brut et le salaire net ?
Le brut est la rémunération avant retenues. Le net avant impôt est le brut diminué des cotisations salariales et de la CSG-CRDS. Le net à payer est ce qui reste après le prélèvement à la source. Pour chaque ligne du bulletin, voyez comment lire une fiche de paie.
Quel est le net de 2 000 € brut ?
Environ 1 583 € avant impôt, pour un salarié non cadre à temps plein, sans mutuelle ni autre retenue : 416,81 € de cotisations et de CSG-CRDS sont retranchés. C’est une simulation aux taux de 2026 ; votre bulletin peut différer selon la convention collective.
Un salarié peut-il refuser le bulletin électronique ?
Oui. Il s’y oppose à tout moment, et l’opposition prend effet au plus tard trois mois après qu’il l’a notifiée à l’employeur. Vous lui remettez alors le bulletin au format papier.
Que faire si un salarié perd un de ses bulletins ?
Aucune loi n’oblige l’employeur à fournir un duplicata. Vous gardez de toute façon un double 5 ans, et en fournir une copie évite en général un différend. Pour les bulletins électroniques, le salarié les retrouve sur le service qui les héberge.
Le dirigeant de SASU doit-il avoir un bulletin de salaire ?
Oui. Le président de SASU est assimilé salarié : il reçoit une fiche de paie mensuelle, et la DSN est obligatoire. Le gérant majoritaire de SARL ou d’EURL, travailleur non salarié, n’en a pas.
Sources
- Service-Public : fiche de paie (bulletin de paie)
- Service-Public Entreprendre : bulletin de paie
- Légifrance : Code du travail, bulletin de paie (articles R3243-1 à R3243-9)
- Service-Public Entreprendre : la mise en place du bulletin de paie simplifié est reportée
- Service-Public : cotisations salariales du salarié du secteur privé
- Service-Public : CSG et CRDS sur les revenus d'activité